Как оформить документ на работника которыйобрабатывает персональные данные

Обязанности Работника. Работник обязуется соблюдать конфиденциальность в отношении любых персональных данных, доступ к которым он получит при исполнении своих трудовых обязанностей, как в период действия настоящего договора, так и по его прекращении. Подробно рассматривать эту документацию мы не будем. Поэтому без Положения о ПД, в котором компактно собрано все самое необходимое для работы с такими данными, просто не обойтись.

Согласие сотрудника на обработку персональных данных Понадобится, если надо получить персональные сведения Политика обработки персональных данных в организации Любые недочеты и ошибки в работе с персональными данными ПД грозят работодателю крупными штрафами. Поэтому политика в отношении обработки персональных данных персонала должна быть максимально строгой, последовательной и прозрачной.

Персональные данные работника: за сохранность и защиту спрашивают строже.

В соответствии со ст. Уведомление об обработке ПД До начала обработки персональных данных оператор обязан представить в уполномоченный орган уведомление о намерении осуществлять такую обработку ч. Не требуется представление уведомления в следующих случаях ч.

Однако работодателям следует учитывать, что под него подпадают не все персональные данные работников, а только те, обработка которых осуществляется в соответствии с трудовым законодательством. На практике встречаются случаи обработки персональных данных работников в объемах категориях и целях, не предусмотренных трудовым законодательством, например, обработки сведений об имущественном положении, о судимости за исключением случаев, указанных в ст.

Кроме того, данное исключение не распространяется на персональные данные уволенных сотрудников за исключением случаев, предусмотренных трудовым законодательством, например, ст. В указанных случаях операторы обязаны подавать уведомление, если отсутствуют иные основания для обработки персональных данных без его подачи например, обработка персональных данных без использования средств автоматизации ; полученных оператором в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных.

Обработка персональных данных без использования средств автоматизации является еще одним из распространенных оснований, при которых она может осуществляться без представления уведомления. Постановлением Правительства РФ от При соблюдении требований данного Положения подача уведомления согласно п. Если средства автоматизации вычислительная техника, компьютеры при обработке персональных данных не используются вовсе, уведомление об обработке персональных данных подаваться не должно при соблюдении особенностей организации обработки данных, установленных в разд.

II Положения. Однако при нынешней распространенности электронно-вычислительной техники она очень часто задействована в обработке персональных данных. Критерии, при которых такая обработка признается либо не признается неавтоматизированной, сформулированы в п. Согласно п. Кроме того, обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что эти данные содержатся в информационной системе персональных данных либо извлечены из нее п.

Однако, в настоящее время большинство компаний используют автоматизированные системы учета кадров и расчета заработной платы, например, программу 1С зарплата и кадры. Позиция Роскомнадзора и некоторых судов сводится к тому, что обработка ПД в информационной системе 1С является обработкой ПД с использованием средств автоматизации.

Так в Постановлении четвертого арбитражного апелляционного суда от 17 января г. Формирование расчетного документа по заработной плате происходит после подачи команды рассчитать путем нажатия на соответствующую опцию специалистом банка и осуществляется автоматически системой "1С: Зарплата и управление персоналом".

При этом она без участия человека обращается к своей базе данных, хранящих соответствующие персональные данные субъектов, систематизирует и выдает по установленному алгоритму результат расчета. Только после этого соответствующий специалист распечатывает расчетный документ, который в дальнейшем порождает юридические последствия для субъекта.

Аналогичный процесс происходит при расчете и удержании налога на доходы физических лиц. При приеме на работу после занесения всех необходимых данных на работника прикладная система "1С: Зарплата и управление персоналом" автоматически формирует Анкету формы Т2 на работника.

Прикладная система "1С: Зарплата и управление персоналом" также производит самостоятельно исчисление трудового стажа при помощи заданных алгоритмов и хранящихся персональных данных в базе данных прикладной системы "1С: Зарплата и управление персоналом".

В перечисленных случаях совершаются такие действия как сбор и использование персональных данных оператором. Но есть и иная позиция: Четвертый арбитражный апелляционный суд в постановлении от Довод заявителя апелляционной жалобы о том, что если оператор осуществляет обработку персональных данных в рамках трудового законодательства, но с использованием информационных систем, то он обязан представить в уполномоченный орган уведомление, не основан на нормах права.

Ни статьи Напротив, в части 2 статьи 22 Закона о персональных данных прямо предусмотрен перечень из 9 случаев, когда оператор освобождается от обязанности представлять в уполномоченный орган уведомление об обработке о намерении осуществлять обработку персональных данных. Одним из таких случаев является обработка персональных данных в соответствии с трудовым законодательством. Таким образом, для обработки персональных данных, обрабатываемых в соответствии с трудовым законодательством, вне зависимости от того, каким способом она осуществляется - без использования средств автоматизации или с использованием информационных систем - в силу пункта 1 части 2 статьи 22 Закона о персональных данных не требуется уведомления уполномоченного органа Роскомнадзора … Орган, в который подается уведомление Уведомление об обработке персональных данных представляется в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных ч.

Таким органом является Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций - Роскомнадзор п. Уведомление должно быть направлено в территориальный орган Роскомнадзора - управление Роскомнадзора по субъекту РФ по месту нахождения оператора п. Последствия обработки персональных данных без подачи уведомления, а также в случаях его несвоевременной подачи либо подачи уведомления, содержащего неполные или недостоверные сведения Непредставление в уполномоченный орган уведомления об обработке персональных данных, является административным правонарушением, ответственность за которое установлена ст.

Ответственность установлена в виде предупреждения или штрафа в размере: для граждан - от до руб. При этом согласно примечанию к ст. Ответственность по данной статье наступает также в случае предоставления сведений в неполном объеме или в искаженном виде.

Операторы, которые осуществляли обработку персональных данных до 1 июля г. Можно предположить, что они либо подаются в уполномоченный орган в том же порядке, что и информационное письмо об изменении сведений, содержащихся в реестре операторов, либо направляются в него в произвольной форме.

Все персональные данные работника следует получать у него самого. Работодатель не вправе получать сведения о работнике относящиеся к специальным категориям персональных данных, а именно, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни п. Исключения из этого правила установлены в ч. Если персональные данные работника могут быть получены только у третьей стороны, работника нужно уведомить об этом заранее и получить его письменное согласие п.

В уведомлении необходимо указать п. При отказе работника ознакомиться с уведомлением о предполагаемом получении его персональных данных у другого лица целесообразно составить соответствующий акт.

Информацию, не имеющую отношения к перечисленным в п. Не требуется согласие на обработку персональных данных работника соискателя , получаемых, в частности п. Постановлением Госкомстата России от Передача ПД работников Работодатель вправе осуществлять передачу персональных данных работника третьим лицам, в том числе в коммерческих целях, только с его предварительного письменного согласия абз.

Перед передачей персональных данных работодатель должен предупредить третье лицо о том, что они могут быть использованы только в тех целях, для которых были сообщены. При этом у третьего лица необходимо получить подтверждение того, что такое требование будет им соблюдено абз.

Не требуется согласие работника на передачу персональных данных: третьим лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника абз. Перечень оповещаемых органов и сроки направления извещений о несчастном случае установлены ст. Поскольку в случае возникновения спора доказать получение согласия работника на обработку его персональных данных должен работодатель ч. Согласие работника на обработку персональных данных должно включать ч. Работник в любое время вправе отозвать согласие на обработку персональных данных ч.

В подобной ситуации продолжение обработки персональных данных работника без его согласия возможно при наличии оснований, перечисленных в п. Это следует из ч. Обработка персональных данных Согласно ст. В настоящее время действует Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденное Постановлением Правительства РФ от Таким образом, к обработке персональных данных работников в организации должны применяться правила, предусмотренные для обработки данных без использования средств автоматизации.

Персональные данные при такой обработке должны быть обособлены от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях. Оператор обязан соблюсти меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, а именно: обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных материальных носителей и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ; необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных материальных носителей , обработка которых осуществляется в различных целях; при хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ.

Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором. Обработка персональных данных в информационных системах ПД Согласно п. Необходимо учитывать, что обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что эти данные содержались в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее п.

Однако, в настоящее время большинство работодателей используют для автоматизированные системы учета кадров и расчета заработной платы, например, информационную систему 1С зарплата и кадры БОСС кадровик, Парус , которая относится к информационной системе, в которой ПД обрабатываются автоматизировано.

Это означает, что к обработке персональных данных работников в организации должны применяться правила, предусмотренные для обработки ПД, предусмотренные Постановлением Правительства РФ от Согласно указанному Постановлению оператор, обрабатывающий ПД в информационных системах должен обеспечить безопасность персональных данных при их обработке в информационной системе с помощью системы защиты персональных данных, нейтрализующей актуальные угрозы, определенные в соответствии с частью 5 статьи 19 Федерального закона "О персональных данных".

Система защиты персональных данных включает в себя организационные и или технические меры, определенные с учетом актуальных угроз безопасности персональных данных и информационных технологий, используемых в информационных системах.

Таким образом оператор самостоятельно определяет тип угроз, актуальных для информационной системы, в которой обрабатываются ПД, устанавливает уровень защищенности всего 4 уровня защищенности и принимает меры для соблюдения требований, предусмотренных для обеспечения установленного уровня защищенности. Например, для установления 4 уровня защищенности самого распространенного для оператора, который обрабатывает только ПД своих работников необходимо следующее п.

Как защитить персональные данные работников и клиентов - Что это такое - актуальные угрозы? Актуальная угроза - это угроза, которая может быть реализована. Иначе говоря, существует реальная опасность, что данные могут быть украдены, испорчены, уничтожены. Такие угрозы связаны с возможными ошибками в системном программном обеспечении и в прикладных программах, например, офисных, бухгалтерских, почтовых.

Так, в системном программном обеспечении бывают незадекларированные возможности они считаются угрозами первого типа. Злоумышленники могут отправить по сети на компьютер, где хранятся персональные данные, специально сформированный запрос. И таким образом с помощью незадекларированных возможностей вашего компьютера скачать персональные данные.

Защититься от этих угроз можно, подключив компьютер к Интернету через роутер в режиме трансляции сетевых адресов NAT или прокси-сервер. Они принимают все приходящие из Интернета запросы на себя, не пропуская их к защищаемому компьютеру или локальной сети. И тогда, выбирая уровень защищенности системы, можно считать, что угрозы первого типа для вас неактуальны. Вы можете что-то искать в Интернете и случайно набрести на сайт злоумышленников.

Используя неисправленную ошибку в браузере вашей программы, они могут незаметно для вас загрузить на ваш компьютер и запустить вредоносную программу. И тогда ваш компьютер и информация на нем окажутся под их контролем. Такие угрозы называются угрозами второго типа. Для большинства организаций такой тип угроз считается актуальным.

Стопроцентной защиты от них нет, хотя можно серьезно снизить вероятность их наступления. Хранение ПД Работодатель вправе обрабатывать персональные данные уволенного работника в случаях и в сроки, предусмотренные федеральным законодательством.

К таким случаям, в том числе, относится обработка персональных данных в рамках бухгалтерского, налогового и кадрового учета. Так, согласно подп. В соответствии с "О бухгалтерском учете" N ФЗ от Исходя из положений Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв.

Приказом Минкультуры РФ от Согласно данному Перечню личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания, хранятся постоянно, а иных работников - в течение 75 лет. Трудовые договоры, соглашения, не вошедшие в состав личных дел, должны храниться 75 лет. Также 75 лет хранятся личные карточки.

Невостребованные трудовые книжки хранятся 75 лет.

Согласие на обработку персональных данных

Что выбрать: время хранения или условия прекращения? Закон позволяет выбрать либо конкретный период хранения данных, либо ограничить обработку наступлением определенного условия. Однако на оператора налагаются обязанности обязательно ограничить обработку данных по времени. Юристы советуют использовать конкретный период прекращения обработки только в том случае — если сведения необходимы оператору для ограниченной цели. Например, на сайте интернет-магазина проводится анкетирование, субъекту ПДн предлагается указать область проживания, покупки за последний год, возраст, ФИО и так далее.

Инфо
Скачать пустой бланк согласия на обработку персональных данных. Также документ гарантирует человеку то, что информация о нем будет применяться для строго определенных целей и будет защищена от неправомерных действий.

Оформляем документы для защиты личных данных работников

В соответствии со ст. Уведомление об обработке ПД До начала обработки персональных данных оператор обязан представить в уполномоченный орган уведомление о намерении осуществлять такую обработку ч. Не требуется представление уведомления в следующих случаях ч. Однако работодателям следует учитывать, что под него подпадают не все персональные данные работников, а только те, обработка которых осуществляется в соответствии с трудовым законодательством. На практике встречаются случаи обработки персональных данных работников в объемах категориях и целях, не предусмотренных трудовым законодательством, например, обработки сведений об имущественном положении, о судимости за исключением случаев, указанных в ст.

Персональные данные: как работать по закону?

Как назначить ответственное лицо за организацию обработки персональных данных При этом некоторые действующее законодательство содержит специальные уточнения относительно необходимости получения согласия работника на обработку персональных данных по образцу, установленному законом, в случае, если собранные данные принадлежат к категории специальных сведений, перечень которых зафиксирован в ч. С 24 сентября года кадровикам придется брать у сотрудников письменное согласие на обработку персональных данных , чтобы передать коллегам их личный e-mail или номер мобильного. Согласие не потребуется, если подаете отчет в госорганы, в которых нужны почта или телефон работника. Чиновники включили эту информацию в единую информационную систему, обеспечивающую обработку биометрических персональных данных постановление Правительства от Случаи, когда бланк и согласие на обработку персональных данных получать не нужно Планируя работы, связанные с получением согласия на обработку персональных работника данных на бланке года, работодателю во избежание лишних трудозатрат следует учитывать, что действующее законодательство предусматривает возможность осуществления ряда операций с этой информацией без получения такого согласия. Когда согласие работника необязательно Подробные разъяснения привел в специальном разъяснении Роскомнадзор, выступающий в роли государственного органа, осуществляющего контроль в данной сфере деятельности. Согласно этому документу, работодатель может не получать согласия на обработку персональных данных на бланке в году для работников в следующих случаях: данные получены в ходе проведения процедур, входящих в состав обязательного медосмотра при приеме на работу; сведения получены работодателем из документов, предъявленных сотрудником при приеме на работу согласно перечню, установленному ст. В данном случае отсутствие необходимости получения согласия на обработку персональных данных работника по образцу, установленному законодательством, связано с тем, что такая обязанность возлагается на субъект, предоставляющий эти сведения работодателю; сведения о работнике получены работодателем из открытых источников, например, из резюме, которое кандидат самостоятельно разместил в интернете, сделав его тем самым доступным неограниченному кругу лиц; обязанность по информированию широкой общественности о тех или иных сведениях о работнике предусмотрена действующим законодательством. Например, такое требование установлено в отношении некоторых категорий работников государственных и муниципальных органов.

Полезное видео:

Обработка персональных данных: образец разрешения

Вместо классов, согласно новому постановлению, устанавливаются четыре уровня защищённости персональных данных при их обработке в информационных системах и требования для каждого из них. Отнесение информационных систем к тому или иному уровню защищённости производится в зависимости от типа персональных данных, который обрабатывает информационная система, типа актуальных угроз, количества обрабатываемых информационной системой субъектов персональных данных и от того, персональные данные какого контингента обрабатываются. По форме отношений между вашей организацией и субъектами, обработка подразделяется на 2 вида: обработка персональных данных сотрудников субъектов, с которыми ваша организация связана трудовыми отношениями ; обработка персональных данных субъектов, не являющихся сотрудниками вашей организации. Как установить тип актуальных угроз не регламентировано.

5 шагов по организации учета и хранения персональных данных

Персональные данные в организации есть всегда. Порой работодатель даже не представляет, как много информации о сотрудниках обрабатывается с нарушением закона. Как правильно организовать работу с персональными данными, как составить внутренние документы, что можно упустить, а что учесть обязательно? Читайте консультацию-памятку от эксперта трудового права Анны Никурадзе. Ошибки в работе с персональными данными чаще всего случаются по незнанию, а не из-за попытки обойти нормативные требования.

Согласие на обработку персональных данных - бланк 2019

Как должен защищать персональные данные отдел кадров Обязанности в сфере защиты персональных данных отделом кадров четко прописаны в главе 14 Трудового кодекса РФ и ст. Итак, кадровым сотрудникам следует: Проходить обучение, повышать квалификацию по обработке персональных данных если работодатель ответственно относится к вопросу соблюдения кадровой службой законодательства о персональных данных — он потратится на учебу. Осуществлять все действия с персональными данными документами, содержащими персональные данные только с письменного согласия работника. Кстати, сообщение информации о работе того или иного сотрудника кредитным организациям по телефону также должно быть произведено только с письменного согласия работника. Знакомить перед заключением трудового договора сотрудников с локальным нормативным актом, определяющим порядок обработки персональных данных в компании. Соблюдать режим ограниченного допуска к персональным данным разграничивать доступ между специалистами по кадрам в соответствии с функционалом, использовать в работе запирающиеся шкафы, сейфы, запирающие и блокирующие устройства. Во-первых, необходимо выяснить состав физических лиц, чьи персональные данные обрабатываются. Если компания имеет дело лишь с персональными данными: сотрудников, работающих по трудовым договорам; работающих по договорам ГПХ; и иными физическими лицами. Когда обработка персональных данных отделом кадров ограничивается лишь фамилией, именем и отчеством — достаточно разработать единый комплексный документ, определяющий политику компании в области обработки персональных данных, как работников, так и иных лиц, вступающих в отношения с компанией и чьи персональные данные обрабатываются. Если круг субъектов и перечень персональных данных шире например, компания занимается обработкой и хранением персональных данных своих клиентов , то ограничиться локальными нормативными актами не получится.

Согласие на обработку персональных данных: образец

Кроме сведений о сотрудниках в образовательных учреждениях обрабатываются персональные данные учащихся и их родителей. При поступлении в школу родители заполняют бланк заявления, где имеется строка о том, что родители согласны на обработку своих персональных данных и персональных данных ребенка. На основании этого заявления персональные данные учащихся и их родителей кроме специальных категорий персональных данных школа может обрабатывать без их согласия. Категории персональных данных Вспомним, что персональные данные - это любая информация о людях. В образовательных учреждениях это информация о сотрудниках, об учащихся школы и их родителях. Но в школах с персональными данными работает не только отдел кадров. Информацию о работниках можно найти в приемной список сотрудников с домашними адресами и телефонами , во многих бухгалтерских программах, при оформлении многих профсоюзных документов тоже требуются данные работников. Поэтому здесь надо обратить внимание на категории персональных данных. Законодательство определяет такие категории персональных данных, как общедоступные, специальные категории, биометрические персональные данные и другие. Общедоступными являются данные, доступ к которым предоставлен неограниченному кругу лиц с согласия субъекта персональных данных или на которые, в соответствии с федеральными законами, не распространяются требования соблюдения конфиденциальности.

Внимание
В этом документе должны оформления документации. 8 части 1 статьи 86 ТК РФ всех работников и их за которое нормами статьи.

Уровни защищенности персональных данных вместо классов

Для чего формируется согласие на обработку при трудоустройстве Фактически работодатель получает доступ к личным данным работника в момент ознакомления с резюме или анкетой, т. Следовательно, с этого момента работодатель вправе привлечь, согласно ст. Чтобы защитить интересы обеих сторон, сперва необходимо предоставить работнику для ознакомления образец заявления на разрешение обработки персональных данных. Соответствующий документ следует подписать до заключения трудового договора. Если сотрудник отказывается подписывать согласие В соответствии с п. Таким образом, работник вправе не давать согласие, если использование данных о нем не связано напрямую с выполнением должностных обязанностей.

Сбор и обработка таких данных требуют от работодателя получения предварительного письменного согласия работника на эти действия п. Согласие является добровольным и может быть отозвано работником. Что входит в содержание заявления о согласии Перечень основных моментов, которые должны быть отражены в документе, закрепляющем согласие на обработку персональных данных, содержится в п. Это: информация о лице, разрешающем обработку данных Ф. Документ о согласии года: форма и образец Бланк согласия на обработку персональных данных не имеет законодательно утвержденной формы. При его оформлении нужно только соблюсти обязательность включения в него сведений, предусмотренных п. Каждый получатель персональной информации может разработать форму согласия самостоятельно, отразив в ней необходимый ему перечень сведений и особенности их обработки. С 1 из образцов согласия на обработку персональных данных можно ознакомиться на нашем сайте. Скачать образец согласия на обработку персональных данных Итоги Согласно действующему законодательству обработка большей части персональных данных о человеке должна осуществляться с его письменного согласия.

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *